Come amministrare senza affanno ed avere più tempo di qualità

In questo periodo non faccio altro che incontrare amministratori che sono costantemente in affanno.

Non è vero che per forza la nostra professione o attività debba essere per forza un qualcosa di così stressante e di così opprimente e sacrificante della propria vita privata, ma lo diventa nel momento in cui non stai attento ad alcuni fattori importanti.

Se ti senti in questa specifica situazione, quindi in affanno, di corsa, ti chiedo innanzi tutto quanto tu ti senta affaccendato, che non vuol dire solo avere tante cose da fare.

Proveniamo da una cultura che ci ha insegnato che più cose facciamo più otteniamo, la cultura contadina dell’epoca dei nostri nonni insegnava che più semini più raccogli, più fai cose più costruisci, non è più così… oggi più cose fai più, più hai corso, e ti sei stancato, e non è scontato che alla fine sei arrivato al risultato.

Non so se capita anche a te di arrivare a fine giornata poco soddisfatto di quello hai ottenuto, senza riuscire a fare tutto quello che ti eri prefissato.

Questo capita perché sei concentrato sulle cose da fare, su una lista lunghissima lista da smarcare.

E allora per poter fare in modo di avere più tempo, anche solo per pensare a come far crescere la tua attività o da dedicare alle cose che più ami, inizia a chiederti quali sono tutte quelle marea di cose che non ti portano al risultato o che comunque ti ci porta in maniera lenta.

Per fare questo andiamo a scomodare un economista, se hai fatto dei corsi di time management l’hai già sentito nominare, che si chiama Vilfredo Pareto, un economista di fine Ottocento che si era accorto che l’80% della ricchezza era in mano al 20% della popolazione, poi gli studiosi hanno applicato questo principio anche ad altri ambiti tra cui appunto l’organizzazione e la gestione del tempo.

Vediamo cosa significa:probabilmente di 10 cose che fai, assunto che tu abbia chiaro un risultato che vuoi ottenere, più o meno 2 sono più importanti rispetto alle altre, per raggiungere il tuo obiettivo.

Pensa cosa può accadere se ti concentri su quelle 2 azioni, replicandole, anzichè sulle altre 8. che magari sono inutili. Fatto 100 il tempo a disposizione potresti ottenere lo stesso risultato in metà tempo, piuttosto che raddoppiare il tuo obiettivo. Significa e non concentrarsi su tutte quelle piccolezze, quelle piccinerie che molto spesso ci fanno perdere tempo.

Ti faccio un esempio che può essere banale ma chiaro: se devi convocare dei condomini in questa settimana e ti vai a concentrare invece che sul reperire i preventivi che ti servono, ad essere efficace nella comunicazione verso i condomini, e spedire le convocazioni, ti vai a concentrare su come disporre l’ordine del giorno, ho visto amministratori che hanno delegato questa parte ai loro collaboratori e poi ri-controllano tutto e magari fanno perdere tempo a loro stessi ed ai loro collaboratori per cambiare una virgola, od invertire due parole. Dunque presta attenzione a tutto ciò che non ti aiuta a essere più veloce ed efficiente nel tuo lavoro.

Mi piace dire sempre che fatto, è meglio che perfetto, smetti di concentrarti sulle cose inutili, tutto ciò che ti fa andare a piccolissimi passi o forse ti sta fa stare addirittura un passo indietro.

Butta via tutto ciò che è inutile, e delega quello che è ripetitivo. Inizia a chiederti, fatte 10 le cose che svolgi durante la giornata, quali sono quelle due o tre che se tu fai e ti concentri nel fare, senza farti distrarre dagli imprevisti, ti permettono di portare a casa il risultato in maniera più veloce, che una volta completate ti fanno concludere la giornata in maniera soddisfacente e avere ancora del tempo libero per poter occuparti di altro.

Concentrati su ciò che è utile, e lascia andare tutto ciò che non serve, se non lo fai è perchè molto spesso siamo noi a non riuscire a resistere al voler controllare tutto, alla necessità di una illusoria perfezione, a concentrarci sulle virgole e perdere tempo.

Smetti di perdere tempo! è la risorsa più preziosa che hai…