Come Amministrare Condomini senza rischiare di andare a caso

Sai come viene lavorato il flusso dell’attività del tuo studio? 

Se la risposta è no vuol dire che con molta probabilità stai andando a caso. 

Il flusso del lavoro del nostro studio è qualcosa di veramente fondamentale, veramente importante, ma molto spesso è un qualcosa che noi non teniamo in considerazione, un po perché siamo costantemente abituati a portare avanti le cose di emergenza. 

E allora la domanda che ti faccio oggi è questa: conosci i processi del tuo studio? 

Per ottimizzare i tempi all’interno del tuo ufficio, all’interno del tuo studio, all’interno la tua attività è fondamentale che tu faccia una cosa, che tu conosca alla perfezione quello che sono i processi di lavoro del tuo studio, cioè come si sviluppano. 

Ti faccio un esempio molto banale, per arrivare al rendiconto consuntivo ovviamente tu devi partire da una cosa molto semplice, ovvero la registrazione fatture, sto parlando in maniera operativa, poi chiaramente è tutto legato. 

Quindi il processo della registrazione fattura è la fattura arrivava un tempo e dovevi aprire la busta, oggi la fattura elettronica viene scaricata sul gestionale piuttosto che importata da qualche parte, piuttosto che invece continui a inserire all’interno la registrazione manualmente. 

E quello è un primo passo, il secondo step poi è quando arriva, che cosa ci fai con quella con quella registrazione? 

Probabilmente la devi inserire in una voce di spesa, dopodiché va comunque controllata, probabilmente va protocollata, poi va messa, poi va verificata. 

Poi, se vogliamo andare oltre, va comunque pagata, va pagata la ritenuta, eccetera, eccetera. 

Quindi per ogni macro processo ci sono dei piccoli step che tu comunque devi passare. 

Per cui. senza andare a prendere termini troppo tecnici, il processo è l’insieme dei passi che tu fai per arrivare da un punto a un altro all’interno del flusso di lavoro. 

Perché è importante tenerlo in considerazione? 

È importante da tenere considerazione per un motivo molto semplice: perché il modo in cui noi mediamente lavoriamo nella nostra attività è saltarne da una parte all’altra. 

Quindi sto registrando una fattura, poi la mollo lì e rispondo al telefono, poi dopo che ho risposto al telefono e magari anche un po’ di fretta, butto giù ed invece di riprendere a fare quello che facevo prima faccio qualcos’altro, e poi magari esco e vado a fare un sopralluogo, e poi rientro e dopo un giorno riprendo in mano quella fattura che avevo sua scrivania, non mi ricordo a che appunto ero rimasto e ricomincio da capo. 

Tutto questo ti fa perdere tempo! 

E allora se vuoi ottimizzare i tuoi tempi quello che devi fare è fare un dettaglio dei processi di lavoro, dei flussi di lavoro consequenziali che all’interno del tuo studio, dal punto iniziale al punto finale a cui vuoi arrivare, ovviamente ogni processo può essere composto da processi più piccoli, e poi assecondarli: porta a termine un processo! 

Nel momento in cui ne inizi uno, portalo a termine, che non vuol dire chiudere il rendiconto ovviamente, ma vuol dire magari prendere in mano una fattura, registrarla, controllarla, impostare l’F24 per il mese successivo e poi andarla ad archiviare, per esempio. 

Sto parlando di cose assolutamente banali ma la registrazione di un intervento, la ricezione di una richiesta d’intervento, e l’effettuazione dell’intervento può essere parte di un processo. 

L’assemblea può essere parte di un processo, a partire dalla dalla convocazione, dalla fissazione dell’assemblea in calendario, eccetera, eccetera. 

Tutto è parte di un processo lavorativo che se tu non hai chiaro significa che con molta probabilità stai solo saltellando da una parte all’altra, con l’evidente effetto di continuare a lavorare in emergenza, di corsa e questo non ti dà la possibilità di vivere una vita professionale di qualità.